(1)稱呼：頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛(ài)的×××等。

(2)問(wèn)候語(yǔ)：如寫(xiě)“你好”、“近來(lái)身體是否安康”等。獨(dú)立成段，不可直接接下文。否則，就會(huì)違反構(gòu)段意義單一的要求，變成多義段了。

(3)正文。這是信的主體，可以分為若干段來(lái)書(shū)寫(xiě)。

(4)祝頌語(yǔ)。以最一般的“此致”、“敬禮”為例。“此致”可以有兩種正確的位置來(lái)進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，一是緊接著主體正文之后，不另起段，不加標(biāo)點(diǎn);二是在正文之下另起一行空兩格書(shū)寫(xiě)。“敬禮”寫(xiě)在“此致”的下一行，頂格書(shū)寫(xiě)。后應(yīng)該加上一個(gè)驚嘆號(hào)，以表示祝頌的誠(chéng)意和強(qiáng)度。

(5)具名和日期。寫(xiě)信人的姓名或名字，寫(xiě)在祝頌語(yǔ)下方空一至二行的右側(cè)。最好還要在寫(xiě)信人姓名之前寫(xiě)上與收信人的關(guān)系，如兒×××、父、你的朋友×××等。再下一行寫(xiě)日期。

(一)有特定的對(duì)象和行文目的。實(shí)用范文的對(duì)象是十分明確的，寫(xiě)給誰(shuí)看的，行文者一清二楚。

(二)有較為固定的寫(xiě)作格式。寫(xiě)作格式的固定是應(yīng)用文的顯著特點(diǎn)。它是歷史留傳、人們習(xí)以為常、約定俗成的，任何人不可隨意違反它的固定的格式，否則就是不倫不類的，就達(dá)不到應(yīng)用文的寫(xiě)作目的。

(三)有較強(qiáng)的時(shí)效性。實(shí)用范文總是針對(duì)工作學(xué)習(xí)或生活中所出現(xiàn)的具體事情而寫(xiě)的。

(四)語(yǔ)言要樸實(shí)、簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)。